Tout employeur doit disposer dorénavant d’un registre du personnel pour la gestion de son entreprise. Il s’agit d’un document obligatoire qui permet de recenser tous les employés d’une entreprise. Son principal objectif est d’éviter tout travail non déclaré par les employeurs. Découvrez à travers cet article, les critères de choix, les avantages et comment utiliser un registre du personnel.
Qu’est-ce qu’un registre du personnel ?
À l’instar du registre du comité économique et social, le registre du personnel est un document obligatoire pour toute entreprise. Il recense les informations relatives à chaque employé au sein de la société.
Ainsi, sur ce document doit figurer, dans l’ordre d’embauche, les prénoms et noms des salariés et d’autres renseignements. Il s’agit entre autres :
- De la nationalité,
- Du sexe,
- De l’emploi,
- De la date de naissance,
- De la qualification.
Hormis ces informations, il doit également intégrer les dates d’entrée et de sortie de l’établissement. Pour les intérimaires, le registre du personnel doit mettre en avant l’adresse et le nom de la société de travail temporaire.
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- Registre unique du personnel ; salariés et stagiaires ; permet de tenir à jour la liste des salariés et des stagiaires d'une entreprise. Les noms et prénoms des salariés doivent être inscrits dans l'ordre des embauches de façon indélébile
- Les salariés sont inscrits en début de registre, les stagiaires dans une partie spécifique en fin de registre
- Conformément à la loi 2014-788 du 10 juillet 2014, la tenue de ce registre constitue une obligation pour l'employeur
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Comment choisir son registre de personnel ?
Le registre de personnel étant un document qui recense les informations d’une entreprise, vous devez le choisir selon le nombre de salariés. Notez que vous pouvez opter pour un format numérique ou papier. Aucune forme n’est imposée aux entreprises. Toutefois, les inscriptions sur ce document doivent être indélébiles.
Sous format papier, vous pouvez acquérir des modèles sous forme de livrets que vous devez remplir à la main. Dans ce cas, vous devez veiller à ce que le modèle soit infalsifiable.
Pour cela, pensez à vérifier que les pages sont numérotées et reliées pour garantir l’authenticité du document. Rappelons que les formats numériques offrent également une garantie de contrôle à l’instar des formats papier.
Quels sont les avantages d’un registre de personnel ?
Faire un registre de commerce permet à une entreprise de gérer efficacement les ressources humaines. En effet, l’employeur pourra disposer de toutes les informations essentielles relatives à chaque employé. Il pourra ainsi mieux gérer les entrées et sorties des salariés.
De plus, le registre de commerce est une obligation pour toutes les entreprises. L’absence de ce document peut donner lieu à une amende de 750 euros par employé concerné.
Comment utiliser un registre de personnel ?
La tenue d’un registre de commerce est très simple à faire. Notez que ce document concerne les stagiaires, les salariés qui œuvrent à domicile, en travail temporaire. Pour chaque stagiaire, le registre doit mentionner le nom et prénom, les dates de début, de fin de stage, le nom et prénom du tuteur et le lieu du stage.
Par ailleurs, le registre doit être à la disposition des délégués du personnel, des agents de contrôle, des agents qui veillent à l’application du code de la sécurité sociale.
En ce qui concerne le délai de conservation, la durée maximum est de 5 ans de la date de départ du salarié. En général, pour chaque salarié, vous devez insérer l’identité de l’employé, son parcours professionnel et la nature du contrat de travail.
Par ailleurs, rappelons que le salarié peut avoir accès au document pour les informations le concernant.
En somme, le registre du commerce est obligatoire pour toute entreprise. Il peut être sous format numérique ou papier selon l’envergure de l’entreprise.